شرعت دائرة التخطيط والمساحة في الشارقة بعملية الأرشفة الإلكترونية لـ60 ألف وثيقة مهمة، وفقًا لنظام تصنيف الوثائق، وذلك بالتعاون مع هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف. وبذلك، تكون أوّل دائرة في حكومة الشارقة تدشّن بدء العمل بتنفيذ حفظ الوثائق وفقًا للنظام المعتمد.
وقالت شيخة حنايا السويدي مديرة إدارة الوثائق في الدائرة: “إنَّ الإدارة شكَّلت فريق عمل ومنسّقين من كلِّ الإدارات، وطوَّرت برنامجها الإلكترونيّ لأرشفة المعاملات، توافقًا مع نظام التصنيف المعتمد، كما أنَّها قامت بطباعة وتجهيز كلّ الملفات والحاويات الورقية التي تضمن تنفيذ متطلّبات النّظام الجديد بشكل كامل، وذلك بالتنسيق مع هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف”.
وأشارت شيخة حنايا السويدي إلى أنَّ رحلة حفظ الملفات تمرّ بعدة مراحل أساسية لاستكمال عملية التوثيق والأرشفة، تبدأ بوضع كلّ وثيقة في ملفّ منفصل، ثم إعطاء كلّ وثيقة الرمز التصنيفي، بحسب نوع الإجراء، ثم إضافة رمز المنطقة، ورقم قطعة الأرض، ونوع حالة الأرض، والسنة التي تم بها الإجراء إلى رمز التصنيف، ثم وضع هذه الوثائق في ملفّات ووضعها في صناديق “حاوية الوثائق”، وطباعة لائحة بجميع الوثائق الموجودة في صندوق “حاوية الملفات”، وطباعة الملصقات وتثبيتها على حاوية الوثائق، ثم مباشرة الأرشفة الإلكترونية وفقًا للبرنامج المعد لذلك. وأخيرًا، تنفيذ عملية الاسترجاع الإلكترونيّ للمعاملة.
وأكَّدت السّويدي أن الدائرة قامت كذلك بتدريب الموظّفين المعنيين بمختلف الإدارات بدائرة التخطيط والمساحة، تمهيدًا للبدء في تنفيذ عمليات التوثيق الموسعة، بما يحفظ حقوق الإدارة المعنية والمتعاملين معها، إضافةً إلى توفيره نفقات ضخمة، إذا ما تم تنفيذه على دوائر الإمارة كافة.
وأوضحت أنَّ الإدارة نفَّذت سابقًا كلّ المتطلّبات والآليات التي وضعتها الهيئة، والخاصَّة بنظام إدارة الوثائق، والتي تألفت من 6 مراحل، يتمثّل أولها بتحديد موعد الاجتماع مع الإدارة المعنية بالدائرة لشرح المنهجية، والثانية بتشكيل فريق عمل، في حين تضمّنت المرحلة الثالثة الجدول الزمني لاستخراج النشاطات والمهام وملء استمارة جرد الوثائق المنتجة في كل إدارة.
وأضافت السويدي أنَّ المرحلة الرابعة شملت خطة التصنيف، وتحديد الوظائف الأساسية والفرعية، وإعداد الصيغة الأولية لنظام التصنيف. وفي المرحلة الخامسة، تم إعداد الصيغة الأولية لخطة مدد الاستبقاء. وفي المرحلة السادسة والأخيرة، تم توزيع نظام التصنيف ومدد الاستبقاء على الإدارات.
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
اقرأ أيضًا:
- النيبال تعزّز السّياحة بأرشفة المخطوطات وحفظها
- اختتام مشروع الأرشفة الرقميَّة في دائرة الأراضي والمساحة في الأردن
- مساعٍ لحفظ التراث الوثائقيّ في المنطقة العربيّة
- مركز جمعة الماجد في الإمارات ينظّم ورشة عن الأرشيف الإلكترونيّ
- مركز إحياء التراث في بغداد ينظّم ورشة عمل عن أرشفة الملفّات الإلكترونيّة
- مخطوطات نادرة تُعرض في دمشق
- مخطوط تاريخيّ نادر يُعرض للمرة الأولى في القاهرة
- كونغرس المجلس الدوليّ للأرشيف في ضيافة الإمارات
- طاولة مستديرة في لبنان عن دور التّوثيق في المحافظة على التراث
- معرض للأرشفة والتوثيق في مدينة صلالة العُمانيَّة
- العثور على مخطوطات لجان جاك روسو في روسيا
- أرشيف تركيا الدبلوماسي بين أيدي الباحثين!
